BAB XI IMPLEMENTASI SISTEM

11.1 Definisi Impelemtasi Sistem

Pengertian Implementasi adalah merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman. Dan pengertian sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sehingga dapat disimpulkan pengertian dari Implementasi Sistem adalah tahap penerapan sistem yang akan dilakukan jika sistem disetujui termasuk program yang telah dibuat pada tahap perancangan sistem agar siap untuk dioperasikan. Atau Implementasi Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang telah didesain kedalam bentuk pemograman untuk menghasilkan suatu tujuan yang dibuat berdasarkan kebutuhan atau Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

11.2 Langkah dalam Implementasi Sistem

Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi.     
Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini:        
1. Menerapkan rencana implementasi   
Rencana Implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama implementasi. Dalam rencana implementasi ini, semua biaya yang akan dikeluarkan untuk kegiatan implemntasi perlu dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya. Anggaran biaya ini selanjutnya juga berfungsi sebagai pengendalian terhadap biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk skedul waktu. Skedul waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi.

2. Melakukan kegiatan implementasi

Ada 5 kegiatan yang dilakukan dalam implementasi sistem yaitu:

• Pemilihan dan pelatihan personil
• Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
• Pemrograman dan pengetesan program
• Pengetesan sistem
• Konversi sistem

3. Tindak lanjut implementasi   
Analis sistem masih perlu melakukan tindak lanjut berikutnya seteleh sistem baru diimplementasikan. Analis sistem masih perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem. Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem yang telah dilakukan sebelumnya. Jika pada pengetesan sebelumnya digunakan data test/semu, tapi pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama-sama dengan user.

11.3 Kegiatan didalam Implementasi Sistem

Ada 5 kegiatan yang dilakukan dalam implementasi sistem yaitu:

1. Pemilihan dan Pelatihan Personil

Telah diketahui bahwa manusia (brainware) merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam Sistem Informasi. Jika suatu sistem informasi ingin sukses, maka personil- personil yang terlibat harus diberi pengertian dan pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi dan posisi serta tugas mereka.

a. Pemilihan Personil

Personil-personil yang dipilih dapat berasal dari 2 sumber:

• Internal (karyawan dalam perusahaan)
• Eksternal (calon karyawan dari luar perusahaan)

b. Pelatihan/Pendidikan

Pelatihan (Training) diberikan untuk personil operasi. Personil yang dimaksud adalah personil-personil yang akan mengoperasikan sistem yaitu mereka yang terlibat dalam tugas mempersiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem serta merawat dan menjaga sistem. Pada pelatihan ini lebih ditekankan pada bagaimana cara mengoperasikan sistem.

Pendidikan (Education) diberikan untuk para pemakai informasi. Personil yang masuk dalam kategori ini adalah mereka yang membutuhkan dan menggunakan sistem. Pada pendidikan ini lebih ditekankan pada bagaimana kerja sistem & apa yang diperoleh dari sistem.

Ada beberapa pendekatan dalam pelatihan & pendidikan:

1. Ceramah/ Seminar

Pendekatan ini memungkinkan pemberi ceramah/seminar untuk memberikan pendidikan kepada beberapa orang sekaligus pada saat yang sama. Ceramah/seminar baik untuk pendidikan, terutama untuk menjelaskan sistem secara garis besarnya.

Pendekatan ini baik jika personil-personil yang mengikutinya cukup banyak dan mempunyai tugas yang seragam dan tingkat pendidikan yang setingkat.

2. Pelatihan Prosedural

Pendekatan pelatihan ini menyediakan kepada masing-masing personil dengan prosedural-prosedural tertulis yang menjelaskan kegiatan masing-masing personil tersebut.

Personil- personil ini dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan baik secara berkelompok atau secara perorangan tentang tugas-tugasnya yang ada diprosedur tertulis tersebut.

3. Pelatihan Tutorial

Pendekatan ini ditujukan untuk masing-masing personil secara tatap muka. Pendekatan ini baik untuk tugas-tugas yang rumit dan vital (penting) yang membutuhkan bimbingan-bimbingan langsung.

4. Simulasi

Pendekatan pelatihan ini dilakukan dengan membuat suatu simulasi yang mewakili lingkungan/ situasi kerja personil.

5. Latihan Langsung di Pekerjaan (on the job training)

Pendekatan pelatihan ini dilakukan dengan meletakkan personil langsung pada posisi pekerjaanya.

Personil-personil yang dilatih diberi penjelasan-penjelasan dan instruksi- instruksi tentang apa yang harus dikerjakannya yang langsung dipraktekkan pada situasi kerja yang sebenarnya.

2. Pemilihan Tempat dan Instalasi Hardware & Software

a. Pemilihan Tempat Hardware & Software

 Tempat Hardware & Software dari Sistem perlu ditentukan dan disiapkan. Sistem komputer membutuhkan tempat dengan lingkungan yang harus diperhitungkan. Selain itu, keamanan fisik dari tempat perlu juga dipertimbangkan. Persiapan fisik ini meliputi: AC untuk mengatur suhu ruangan, penerangan yang cukup, pendeteksi kebakaran, penyediaan alat komunikasi dan lain-lain.

b. Instalasi Hardware & Software

Setelah tempat disiapkan, maka selanjutnya dilakukan instalasi (pemasangan) dari Hardware & Software yang telah dipilih dan disiapkan.

3. Pemrograman & Testing Program

Rancangan program yang sudah dibuat sebelumnya perlu dilakukan pemrograman. Pemrograman merupakan kegiatan menulis program yang akan dieksekusi oleh komputer. Pemrograman dilakukan oleh Programmer dengan menggunakan bahasa pemrograman yang telah ditentukan.

Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahan. Oleh karena itu program harus dites/diuji terlebih dahulu untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin dapat terjadi.

4. Pengetesan Sistem

Tes sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakkan atau hubungan antar komponen dari Sistem. Tujuan utama dari tes ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen / komponen- komponen Sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

5. Konversi Sistem

Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan.

Ada beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem:

                1. Konversi Langsung

                2. Konversi Paralel

                3. Konversi Percontohan

                4. Konversi Bertahap 

11.4 Bentuk dari Konversi Sistem

Ada beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem, yaitu:

1. Konversi Langsung

Pendekatan konversi langsung dilakukan dengan mengganti sistem yang lama langsung dengan sistem yang baru.

Kelebihan:

Relatif tidak mahal

Kelemahan:

Mempunyai resiko kegagaan yang sangat tinggi

2. Konversi Paralel

Pendekatan konversi paralel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu.

Jika sistem yang baru sudah dapat beroperasi dengan baik, barulah sistem yang lama dihentikan.

Kelebihan:

Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru

Kelemahan:

Besarnya biaya untuk pengaplikasian fasilitas dan biaya personil yang memelikaha risten rangkap tersebut

3. Konversi Percontohan

Pendekatan konversi percontohan dilakukan bila sistem yang baru akan diterapkan pada beberapa area/tempat yang terpisah (mis: pada beberapa cabang perusahaan)

Sistem yang baru diterapkan di satu tempat (cabang) terlebih dahulu, jika sudah sukses baru diterapkan di tempat (cabang) yang lain.

Kelebihan:

Bisa di terapkan pada beberapa area/tempat terpisah

Kelemahan:

Resiko tinggi

4. Konversi Bertahap

Pendekatan konversi bertahap dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul sistem yang baru (sub-sistem) yang berbeda secara urut. Tiap-tiap modul dioperasikan terlebih dahulu dan jika telah sukses maka disusul oleh modul yang lainnya.

Kelebihan:

Kesepakan perubahan dalam organisasi tertentu bisa minimasi dan sumber2 pemrosesan data dapat di peroleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas

Kelemahan:

Keperluan biaya yang harus di adakan untuk mengembangkan interface tempores dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, terjadi kemunduran semangat dari organisasi

BAB X SELEKSI SISTEM

10.1 Pengertian Seleksi Sistem

Hasil dari desain sistem adalah sistem diatas kertas. Hasil desain sistem ini belum dapat diimplementasikan. Untuk dapat di implementasikan, maka komponen-komponen sistem secara fisik perlu dimiliki. Komponen fisik sistem adalah komponen teknologi yang dapat berupa perangkat keras dan perangkat lunak.  Menyeleksi atau memilih teknologi untuk sistem informasi merupakan tugas yang juga tidak mudah.

Tahap seleksi sistem merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. Tugas ini membutuhkan pengetahuan yang cukup bagi yang melaksanakannya supaya dapat memenuhi kebutuhan rancang bangun yang telah dilakukan. Pengetahuan yang dibutuhkan oleh pemilih sistem (analis sistem dapat bertindak sebagai pemilih sistem) diantaranya adalah pengetahuan tentang siapa – siapa yang menyediakan teknologi ini, cara pemilikannya dan sebagainya. Pemilih sistem juga harus paham dengan teknik-teknik evaluasi untuk menyeleksi sistem.           

10.2 Penyedia teknologi

Terdapat beberapa macam penyedia teknologi ini, diantaranya adalah:

1. Pabrik perangkat keras

Merupakan perusahaan yang memproduksi perangkat keras sendiri. Contoh perusahaan ini adalah IBM Corporation. Perangkat keras yang diproduksi dapat berupa perangkat keras komputer atau hanya perangkat keras  peripheral, seperti misalnya printer, hard disk, plotter, mouse dan lain sebagainya.

2. Perusahaan perangkat lunak

Merupakan perusahaan yang khusus memproduksi perangkat lunak dan dapat berupa perangkat lunak sistem (sistem operasi atau perangkat lunak bahasa) atau perangkat lunak paket aplikasi. Microsoft Inc, Borland International, Ashton – Tate merupakan contoh dari perusahaan perangkat lunak yang terkenal untuk komputer mikro.

3. Original Equipment Manufacturer (OEM), Value Added Remarketer (VAR) dan Independent Sales Organization (ISO)

OEM adalah penjual yang membeli dari perusahaan lain dengan volume yang besar, kemudian menambah nilai gunanya dan menjual kembali secara eceran. Didalam industri  komputer, istilah OEM ini digunakan untuk penjual yang membeli komputer dari pabrik perangkat keras lainnya, menambah program-program didalamnya supaya lebih berdaya guna untuk aplikasi-aplikasi tertentu dan menjual kembali perangkat keras ini bersama dengan perangkat lunaknya sebagai satu kesatuan kepada pembeli. 

Istilah lain dari OEM adalah VAR. hampir sama dengan OEM dan VAR adalah ISO. OEM dan VAR biasanya hanya menambah nilai tambah berupa perangkat lunak yang dibuat sendiri, sedangkan ISO menambahkan nilai tambah berupa perangkat lunak yang dibeli dari perusahaan perangkat lunak lainnya.

4. Rumah sistem (system house) dan turkey system

Merupakan perusahaan yang bertindak seperti taylor atau tukang jahit. Rumah sistem dapat menerima pesanan berupa sistem total atau sebagian potongan sistem. Rumah sistem dapat hanya membuat perangkat lunak aplikasi saja untuk pemesan atau bersama-sama dengan perangkat kerasnya, sehingga pemesan dapat langsung menggunakan sistem yang diinginkan.  Sistem putar-kunci (turkey system) adalah sistem yang lengkap. Dengan sistem yang lengkap, pemesan sistem dapat berlangsung memutar kuncinya dan sistem akan langsung bekerja

5. Kontraktor program mandiri (independent program contractor)

Merupakan orang yang akan menuliskan program komputer sesuai dengan pesanan. Kontraktor program mandiri berfungsi sebagai programmer diluar perusahaan pemakai program. 

6. Konsultan (consultant)

7. Biro jasa (service bureaus)

8. Dealer

9. Toko computer

10.3 Keputusan Membeli, Menyewa atau Sewa Beli

Pertimbangan dari membeli, menyewa atau sewa beli untuk mendapatkan perangkat keras atau perangkat lunak tergantung dari dana yang tersedia di perusahaan dan pertimbangan-pertimbangan pajak. 

Keuntungan sewa:

1. Membantu pemakai yang mengetahui peralatan aplikasinya tepat.

2. Lebih diterima manajemen 

3. Menawarkan fleksibilitas tinggi 

4. Metode yang aman bagi organisasi yang tidak memiliki pengalaman tentang komputer.

5. Biaya perawatan sudah termasuk dalam biaya sewa. 6. Memiliki hubungan yang lebih baik dengan vendor.

Kerugian sewa:

1. Pemakaian sekitar 5 tahun, merupakan metode yang mahal.

2. Biaya sewa cenderung naik untuk membayaran per periode.

3. Komputer atau program baru mungkin tidak sesuai.

10.4 Langkah-langkah Menyeleksi dan Memilih Sistem

Langkah – langkah dalam menyeleksi dan memilih sistem dapat dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut :

1) Memilih penyedia teknologi

Kebutuhan dari teknologi sistem dapat dikelompokan dalam empat kategori sebagai berikut:

a) Perangkat keras yang sifatnya umum

b) Perangkat keras yang spesifik untuk suatu aplikasi

c) Perangkat lunak yang sifatnya umum

d) Perangkat lunak yang spesifik untuk suatu aplikasi

Tidak semua penyedia produk dapat memenuhi kebutuhan ini. Tabel berikut ini dapat digunakan sebagai pedoman untuk menentukan jenis penyedia produk mana yang tepat untuk masing-masing kategori kebutuhan teknologi ini.

	Perangkat Keras		Perangkat Lunak
	Umum	Spesifik	Umum	Spesifik
Pabrik perangkat keras	Ya	Ya	Ya	Tidak
Perusahaan perangkat lunak	Tidak	Tidak	Ya	Tidak
OEM, VAR, ISO	Ya	Mungkin	Ya	Tidak
Rumah sistem dan turkey sistem	Ya	Ya	Ya	Ya
Kontraktor program mandiri	Tidak	Tidak	Ya	Ya
Biro jasa pengolahan	Ya	Tidak	Ya	Tidak
Dealer	Ya	Ya	Ya	Tidak
Toko komputer	Ya	Ya	Ya	Tidak

2) Meminta proposal dari penjual

Jika terdapat beberapa penyedia produk dan jasa yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan dari sistem dan tidak semua penyedia teknologi ini akan dipilh, maka analis sistem perlu meminta proposal dari semua penyedia teknologi yang dipilih ini.

Evaluasi proposal dari vendor:

1. Desk Checking Proposal Element

2. Technical Performance Criteria Comparisons

• Software Technical Performance Criteria Comparisons

• Software Technical Performance Criteria Comparisons

3. General Performance Criteria Comparisons

4. Benchmark & Simulation Test

5. Single Vendor vs Multiple Vendor

6. Price & Contract Negotiations

7. Acquisition & Financing Methods

8. Cost Effectiveness Analysis of GSD Alts  

3) Menyaring penjual

Tidak semua proposal yang masuk akan dievaluasi semuanya. Hanya proposal yang memenuhi syarat saja yang akan dievaluasi.  Proposal yang tidak memenuhi syarat adalah proposal yang tidak sesuai dengan yang diinginkan di RFP. Oleh karena itu, semua proposal yang masuk perlu diperiksa terlebih dahulu untuk menentukan penjual mana yang memenuhi syarat. Demo ini disebut juga dengan istilah benchmark. Kinerja dari benchmark menunjukan indikasi sejauh mana perangkat keras atau perangkat lunak telah berfungsi sesuai dengan yang dibutuhkan. 

Benchmark merupakan teknik pengetesan yang terbatas. Teknik ini tidak mencerminkan semua kebutuhan yang diinginkan, hanya terbatas pada pengetesan kecepatan saja. Faktor-faktor lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah ujud dari perangkat kerasnya, modelnya, wujud tampilan perangkat lunak, kemudahan operasi perangkat lunak, dukungan purna jual dan lain sebagainya.

4) Mengevaluasi penjual  yang lolos saringan

Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana  yang direkomendasi. Sebelum melakukan ini, perlu ditetapkan terlebih dahulu kriteria evaluasi yang akan dilakukan dan cara pemberian nilainya, supaya evaluasi ini tidak bias. Analis tingkat tertimbang merupakan teknik yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proposal. Teknik ini menggunakan penimbang atau bobot untuk masing-masing faktor yang akan dinilai. 

Misalnya :

Daya tahan merupakan faktor yang paling anda anggap penting, maka faktor daya tahan dapat diberi bobot 50%, faktor kecepatan 30%, faktor bentuk 15% dan faktor harga 5/%. Jika terdapat dua  buah produk, komputer A dan komputer B, produk mana yang akan dipilih ?

Penyelesaian:

Anda dapat menggunakan nilai 0 sampai dengan 10 untuk nilai 0 yang terjelek dan nilai 10 yang terbaik. Cara yang lain adalah dapat dengan memberi nilai 1 untuk sangat jelek, 2 untuk jelek, 3 untuk sedang, 4 untuk baik dan 5 untuk sangat baik. Dari hasil pemberian nilai masing-masing faktor yang dikalikan dengan bobotnya, maka masing – masing faktor dapat mempunyai nilai tertimbang. Total nilai tertimbang yang paling besar untuk suatu produk merupakan produk yang dipilih sebagai berikut :

Faktor	Bobot	Produk A		Produk B
		Nilai	Nilai tertimbang	Nilai	Nilai tertimbang
Daya tahan	50	2	100	4	200
Kecepatan	30	4	120	3	90
Bentuk	15	5	75	5	75
Harga	5	4	20	2	10
Total	100		200		375

Dari hasil analisis ini tampak bahwa produk B mempunyai ranking yang lebih tinggi dari produk A, sehingga produk B merupakan produk yang dipilih, walaupun harganya lebih mahal dibandingkan dengan produk A.

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan di dalam mengevaluasi perangkat keras yang ditawarkan oleh penjual adalah sebagai berikut :

a) Ketahanan 

Penilaian terhadap ketahanan suatu produk dapat dilakukan dengan cara mengetesnya dengan suatu program iterasi dalam jangka waktu proses tertentu.

b) Kecepatan proses

Penilaian ini dapat dilakukan dengan benchmark test.

c) Bentuk

Cara penilaian ini adalah dengan melihat secara langsung ujud dari perangkat kerasnya. 

d) Harga 

Cara penilaian ini adalah dengan melihat harga yang ditawarkann dalam proposal.

e) Kompatibilitas

Merupakan kesesuaian dnegan perangkat keras pembanding lainnya. Perangkat keras pembanding ini dapat berupa perangkat keras tertentu yang dijadikan sebagai standar atau perangkat keras yang sudah dimliki oleh perusahaan yang akan tetap digunakan. Cara penilaian ini adalah dengan menjalankan program aplikasi yang beroperasi dengan baik diperangkat pembanding keperangkat keras yang akan di uji.

f) Modularitas 

Merupakan kemudahan dari perangkat keras untuk dikembangkan dikemudian hari. Cara penilaian ini dengan melihat dan meminta pendapat dari oranglain yang sudah menggunakan perangkat keras tersebut.

g) Pengendalian perangkat keras

Merupakan pengendalian yang sudah terpasang (built in) didalam perangkat kerasnya. Cara penilaian ini adalah dengan mencoba langsung perangkat keras untuk pengendalian yang diinginkan.

h) Skedul pengiriman 

Penilaian ini merupakan penilaian terhadap ketepatan pengiriman sesuai dengan skedul yang telah ditetapkan. Cara penilaian ini adalah dengan melihat pengalaman dari orang lain yang pernah membeli perangkat keras dari penjual yang sama.

i) Pendukung dan jaminan purna jual

Yang termasuk dari factor-faktor ini sebagai berikut:

- Pelatihan 

- Dokumentasi manual yang lengkap

- Bantuan instalasi dan operasi

- Pengetesan

- Garansi

- Fasilitas penggantian selama perbaikan dan jaminan suku cadang

- Perawatan dan reparasi

- Reputasi penjual

- Pengalaman penjual

- Kondisi keuangan penjual  

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan didalam mengevaluasi perangkat lunak paket aplikasi yang ditawarkan oleh penjual adalah sebagai berikut:

a. Kemudahan digunakan

b. Modularitas dan kemudahan dimodifikasi

c. Kecepatan proses

d. Kelengkapannya

e. Pengendalian terprogram yang ada

f. Dukungan – dukungan

5) Membuat kontrak

Tujuan kontrak adalah untuk membuktikan siapa yang bersalah jika terjadi perselisihan atau beda pendapat dikemudian hari dan tindakan-tindakan apa saja yang harus dilakukan.

Hal yang perlu tercantum di kontrak:

1. Jaminan garansi kerja 

2. Kewajiban-kewajiban akibat putus kontrak 

3. Penalti jika terjadi kegagalan 

4. Cara pembayaran 

5. Pengaturan-pengaturan lain