BAB IV ANALISA SISTEM

Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.

Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi: 

a. Menentukan lingkup sistem 

b. Mengumpulkan fakta  

c. Menganalisis fakta  

d. Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan.

Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah:

1. Identify, mengidentifikasi masalah

2. Understand, memahami kerja sistem yang ada

3. Analyze, menganalisis sistem

4. Report, membuat laporan hasil analisis

4.1. MENGIDENTIFIKASI MASALAH

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. 

Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah: 

·        Mengidentifikasi penyebab masalah 

·        Mengidentifikasi titik keputusan 

·        Mengidentifikasi personil-personil kunci

1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini.  

Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.

2. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.  Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.  

3. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi  terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).

4.2. MEMAHAMI KERJA SISTEM

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).  

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah : 

•  Menentukan jenis penelitian
•  Merencanakan jadwal penelitiaN
• Mengatur jadwal wawancara
• Mengatur jadwal observasi
• Mengatur jadwal pengambilan sampel 
•  Membuat penugasan penelitian 
• Membuat agenda wawancara 
• Mengumpulkan hasil penelitian

1. Menentukan Jenis Penelitian 

Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan oleh sistem.

2. Merencanakan Jadwal Penelitian 

Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi:

o Dimana penelitian akan dilakukan

o Apa dan siapa yang akan diteliti

o Siapa yang akan meneliti

o Kapan penelitian dilakukan  

Dari rencana jadwal ini, berikutnya ditentukan ke dalam jenis penelitiannya masingmasing.

3. Membuat Penugasan Penelitian

Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

4. Membuat Agenda Wawancara

Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

5. Mengumpulkan Hasil Penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu:

1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

2. Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama 

3. Pengambilan sampel

4. Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama

5. Elemen-elemen data 

6. Teknologi yang digunakan di sistem lama

7. Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

4.3. MENGANALISIS HASIL ANALISIS 

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. 

1. Menganalisis Kelemahan Sistem

Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan:

Ø  apa yang dikerjakan? 

Ø  bagaimana mengerjakannya? 

Ø  siapa yang mengerjakan?

Ø  dimana dikerjakan?

Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan: 

•  mengapa dikerjakan? 
• perlukah dikerjakan? 
•  apakah telah dikerjakan dengan baik?

Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut: relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity.

Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada. 

Analisa yang dilakukan meliputi:

ANALISA	DAFTAR PERTANYAAN
Distribusi pekerjaan	Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas? Apakah telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit organisasi?
Pengukuran pekerjaan	Apakah kebijakan dan prosedur telah dipahami dan diikuti? Apakah produktivitas karyawan memuaskan? Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjadi arus data dengan lancar? Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih? Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi? Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data? Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik? Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu mutakhir?
Keandalan	Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masingmasing operasi diminimumkan? Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali?
Dokumen	Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada? Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif? Apakah tembusan dari dokumen perlu?
Laporan	Dapatkah laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen yang ada? Apakah terdapat duplikasi di file, catatan dan laporan?
Teknologi	Apakah fasilitas dari sistem informasi (personil, peralatan dan fasilitas lain) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti?

2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.    

4.4. MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. 

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah: 

1. Analisis telah selesai dilakukan 

2. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen 

3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen 

4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi).

Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.

SOAL-SOAL BAB 3 DAN 4

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan kebijakan sistem! Serta jelaskan pula faktor-faktor  yang perlu diperhatikan dalam kebijakan sistem!

Jawaban: Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Kebijakan sistem itu sendiri antara lain dilakukan oleh management puncak untuk mengembangkan suatu sistem informasi, menyediakan manajemen dengan informasi yang cukup, meningkatkan produktifitas karyawan.
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam kebijakan sistem: 
1. Waktu         
Waktu sangat penting dalam kebijakan system agar perencanaan system dalat terlaksana dengan baik. Sehingga dibutuhkan teknik analisis schedule proyek untuk menentukan jadwal proyek yang akan dilakukan. 
2. Sumber Daya Manusia         
Untuk mendapat sumber daya manusia yang baik maka diperlukan proses pemilihan dan pelatihan.
• Pelatihan meliputi Education dan Training       
• Pemilihan meliputi Internal dan ekstern 

3. Dana           
dana juga merupakan factor penting dalam menentukan kebijakan system agar manajemen puncak mengetahui berapa biaya yang dibutuhkan. Sehingga diperlukan teknik analisis biaya.

 2. Jelaskan langkah-langkah di dalam perencanaan sistem!

 Jawaban:

a. Merencanakan proyek-proyek sistem

Ø  Proses perencanaan sistem bertujuan untuk merencanakan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan nantinya.          

Ø  Hasil dari proyek perencanaan sistem ini yaitu laporan perencanaan sistem yang berupa perencanaan sistem jangka pendek maupun jangka panjang.          

Ø  Pelaksanaan proyek perencanaan sistem ini adalah staf perencana sistem yang berkonsultasi dengan komite pengarah.        

Ø  Proses perencanaan sistem terdiri dari tahapan:
1. Mengkaji tujuan, perencanaan, strategi dan taktik perusahaan.          
2. Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem   
3. Menetapkan sasaran proyek-proyek system

4. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem 

5. Menentukan prioritas proyek-proyek system

b. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan  

1. Menunjuk team analis          
2. Mengumumkan proyek pengembangan sistem

c. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan

Tugas yang harus dilakukan oleh team analis dalam tahap ini adalah:      
1. Mengidentifikasikan kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem.          
2. Melakukan studi kelayakan  
3. Menilai kelayakan proyek sistem      

4. Membuat usulan proyek sistem        
5. Meminta persetujuan manajemen

3. Sebutkan proyek-proyek sistem informasi yang bisa dibuat di Universitas Muhammadiyah Cirebon bererta ruang lingkup sistemnya masing-masing!

Jawaban:

1. Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru di Universitas Muhammadiyah Cirebon

Ruang lingkup:

-pendaftaran online calon mahasiswa baru

-prosedur pengecekan dokumen persyaratan secara online

-penyeleksian secara online

-penerimaan mahasiswa baru

-registrasi ulang

2. Sistem Informasi Akademik

Ruang lingkup:

-pengajuan KRS secara online

-validasi KRS secara online

3. Sistem Informasi Pengelolaan Lab Terpadu

Ruang lingkup:

-list barang-barang yang ada di Lab Terpadu

-list barang yang hilang atau rusak

-pengecekan peralatan

-form pengaduan kerusakan barang secara online

-form keluhan mahasiswa online

4. Sistem Informasi Pelayanan Perpustakaan

Ruang lingkup:

-kartu perpustakaan online

-E-library

-list buku yang tersedia

-list buku yang dipinjam

5. Sistem Informasi Pengelolaan UKM yang ada di UMC

Ruang lingkup:

-list nama setiap UKM

-kelebihan setiap UKM

-agenda kegiatan setiap UKM

-list nama anggota tiap UKM

4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan studi kelayakan! Dan jelaskam faktor-faktor yang perlu dinilai dalam studi kelayakan tersebut!

Jawaban:

Studi Kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.   
Faktor-faktor yang perlu dinilai dalam studi kelayakan  
a. Ekonomi Kelayakan 
Ekonomi adalah metode yang paling sering digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem baru. Lebih dikenal sebagai biaya / manfaat analisis, prosedur ini adalah untuk menentukan manfaat dan penghematan yang diharapkan dari sistem kandidat dan membandingkan mereka dengan biaya.    
Biaya studi berbasis: Sangat penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor biaya dan manfaat, yang dapat dikategorikan sebagai berikut: Biaya pengembangan dan Biaya operasi. Ini adalah analisis biaya yang akan dikeluarkan dalam sistem dan manfaat diturunkan keluar dari sistem.
Waktu studi berbasis: Ini adalah analisis dari waktu yang dibutuhkan untuk mencapai pengembalian investasi. Nilai masa depan dari proyek adalah juga merupakan faktor.
b. Hukum Kelayakan   
Menentukan apakah sistem yang diusulkan konflik dengan persyaratan hukum, misalnya sistem pengolahan data harus sesuai dengan Kis Perlindungan Data setempat.          
c. Operasional Kelayakan        
Kelayakan operasional adalah ukuran dari seberapa baik sistem yang diusulkan memecahkan masalah, dan mengambil keuntungan dari kesempatan yang diidentifikasi selama definisi lingkup dan bagaimana memenuhi persyaratan diidentifikasi dalam tahap analisis persyaratan pengembangan sistem.
d. Jadwal Kelayakan   
Sebuah proyek akan gagal jika waktu terlalu lama untuk diselesaikan sebelum berguna. Biasanya ini berarti memperkirakan berapa lama sistem akan mengambil untuk mengembangkan, dan jika dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu menggunakan beberapa metode seperti payback period. Jadwal kelayakan adalah ukuran seberapa wajar jadwal proyek. Mengingat keahlian teknis kami, adalah tenggat waktu proyek yang wajar? Beberapa proyek yang dimulai dengan tenggat waktu tertentu. Anda perlu menentukan apakah tenggat waktu adalah wajib atau diinginkan.
e. Pasar dan Kelayakan Real Estate     
Studi Kelayakan Pasar biasanya melibatkan pengujian lokasi geografis untuk proyek pengembangan real estat, dan biasanya melibatkan bidang tanah real estate. Pengembang sering melakukan studi pasar untuk menentukan lokasi terbaik dalam yurisdiksi, dan untuk menguji lahan alternatif untuk paket yang diberikan. Yurisdiksi sering membutuhkan pengembang untuk menyelesaikan studi kelayakan sebelum mereka akan menyetujui permohonan izin untuk ritel, komersial, industri, manufaktur, kantor perumahan, atau dicampur-menggunakan proyek. Kelayakan Pasar memperhitungkan pentingnya bisnis di area yang dipilih. 
f. Sumber Daya Kelayakan      
Hal ini melibatkan pertanyaan seperti bagaimana banyak waktu yang tersedia untuk membangun sistem baru, ketika itu dapat dibangun, apakah itu mengganggu operasi bisnis normal, jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan, dependensi.    
g. Budaya Kelayakan   
Pada tahap ini, alternatif proyek yang dievaluasi dampaknya di tingkat lokal dan umum budaya. Sebagai contoh, faktor lingkungan perlu dipertimbangkan dan faktor-faktor ini menjadi terkenal. Selanjutnya budaya perusahaan bisa berbenturan dengan hasil proyek.    
h. Kelayakan Keuangan           
Dalam kasus proyek baru, viabilitas keuangan dapat dinilai berdasarkan parameter berikut:
• Perkiraan total biaya proyek  
Pembiayaan proyek dalam hal struktur modal, rasio utang ekuitas dan berbagi promotor dari total biaya
• Ada investasi oleh promotor di bisnis lain       
• Proyeksi arus kas dan profitabilitas    
i. Produksi       
Studi kelayakan output laporan studi kelayakan, laporan yang merinci kriteria evaluasi, temuan penelitian, dan rekomendasi.           

5. Jelaskan langkah-langkah didalam analisa sistem!        

Jawaban:

Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan dalam analisa sistem adalah:

1. Identify, mengidentifikasi masalah: Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. 

2. Understand, memahami kerja sistem yang ada: Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).  

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

3. Analyze, menganalisis system: Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.  Langkah ini meliputi:

a. Menganalisis kelemahan sistem

b. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

4. Report, membuat laporan hasil analisis: Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. 

DAFTAR PUSTAKA
Fenni. (       ). Analisis Sistem. Tersedia online di: fenni.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7697/Analisis+Sistem.pdf